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ASQ QP分享《修订后的ISO9001和COSO文件 对质量和财务的影响》

发布日期:2015-07-27 10:53:57

在大部分组织中,质量管理和财务管理之间往往存在矛盾。如下两个标准将对财务管理和质量管理产生影响,从而使二者的关系变得相辅相成:一是将于今年下半年发布的最新修订的2015版本ISO9001标准;二是全国反虚假财务报告委员会下属的发起人委员会(COSO)于2012年修订的 《内部控制———整体框架》(简称《整体框架》)。


对管理层和董事会而言,COSO的《整体框架》为不同行业、不同法律机构的组织使用内部控制手段提供了渠道。COSO《整体框架》包括:遵循从总体操作和功能层面实施和开展内部控制的原则;明确关于内部控制的有效的系统要求;建立识别和分析风险的途径,在可接受的范围内开发和管理适当的应对措施,且更加关注反欺诈措施。


2015修订版ISO9001为质量管理体系提供了新的结构,称为“基于风险的思考”。这是一种识别、管理和降低风险的工具方法,包括界定组织目标、细分风险类别,根据组织目标界定风险、创建方法对风险进行管理等。


可以明确的是,质量和财务之间的矛盾是组织面临的风险之一。修订后的ISO9001和COSO也包含了对风险管理的要求。


COSO风险原则

COSO界定了组织中的5类共17项原则。这5个类别是:环境控制、风险原则、控制活动、信息和沟通、监视活动。


17项原则中,与风险相关的原则有:组织规定的目标易于识别,有关目标的风险易于识别和评估;围绕组织目标的实现界定风险,对风险进行分析,确定如何管理;在围绕实现组织目标进行风险评估时,考虑组织潜在的欺诈风险;界定并评估可能会明显影响内部控制系统的变化因素。


对财务报告的控制

内部控制是由组织的执行官员和财务官员设计并在其监督下实施的一个程序。内部控制程序同时受到董事会、管理层和其他人员的影响。


内部控制必须为确保财务报告的真实性提供合理保证,为确保用于外部目的的财务报表按照一般公认的会计原则编制提供合理保证。内部控制必须包含如下政策和程序:做好记录的维护,记录要精确公正地反映资产的交易和处置状况;允许按照一般公认的会计原则编制财务报表,必要时,保留交易记录;确保组织进款出款得到管理层或总裁授权;能够预防或及时发现未经授权的并购、使用或处置资产等将对财务报表产生重大影响的行为。


对质量和环境管理的支持

质量的提升将从几个方面对财务管理产生促进作用。


首先,“硬性节约”将对资产损益表产生影响,将增加产出率,从而带来销售和利润的增长。与“硬性节约”相比,“软性节约”则难以量化,但它会对资产负债表产生影响。比如,现金流的减少,支出的减少等。主要的软性节约方式包括顾客和员工满意度的提高、工作场所安全性的提高等。(译者注: “硬性节约” 和“软性节约”是实施六西格玛时经常用的一个关于节省费用的概念,“硬性节约” 指可以在财务损益表中看到' 因实施一个项目而产生的节约,“软性节约”指不能反映在财务损益表中,因实施一个项目而产生的节约。)


其次,环境管理帮助人们了解有关环境法律的相关要求,以及如何实现这些要求。环境问题一旦发生,人们将付出昂贵的代价,整改也需要花费很多资源。


最后,介绍两个在组织中发挥着重要作用的支持系统:一个是有效的信息技术系统,在它的支持下,财务、质量和环境管理系统才便于运行;二是精益六西格玛系统。它能提升给组织财务结果带来负面影响的“短板”。


新的技术委员会

美国质量学会从电子和通讯事业部开始,试图将质量、财务和环境管理融为一体。2005至2006年间,笔者主持了集成管理系统的会议,之

后,又加入了质量管理部,建立起质量与治理和金融体系联盟(QLMS) 技术委员会(TC)。


为了更好地将质量、财务和环境管理体系融为一体,技术委员会还引入了外部力量。质量与治理和金融体系联盟技术委员会的成员中,6名来自美国质量学会质量管理部,2名来自管理会计师协会,2名来自约束管理集团,1名来自精益管理相关部门,1名来自需求驱动研究所。


这个委员会旨在拓展质量、财务和环境管理间的联系工具,并建立联结质量、财务和环境管理的认证程序。如有兴趣,可发邮件至sandyliebesman@gmail.com进行交流。


作者:Sandford Liebesma