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ASQ QP分享《质量的下一个阶段——组织应通过正念训练提高员工的注意力、减少工作中的错误》

发布日期:2017-12-27 13:21:28
  • 身处职场,员工在心烦意乱、遭受压力以及精神不集中时更容易出错;

  • 正念练习可以帮助增强员工对于工作任务的专注,从而减少失误;

  • 正念训练应作为组织质量改进计划的一部分加以实施。


在过去若干年,关于正念训练和冥想被人们反复提及,原因是这种与减压、减重有关的训练有助于治疗焦虑和抑郁、降低血压、增强心血管健康、改善情绪及其他健康问题,包括抑制阿尔茨海默症的发展。

在工作环境中, 一些组织通过正念训练帮助员工增加注意力和提高生产率。例如谷歌公司、塔吉特公司(Target)、梅奥诊所(Mayo Clinic)和美国大通银行(Chase Bank);此外,2015年NBA总冠军金州勇士队、医生、患者甚至是监狱中的囚犯,都开展了正念练习。

对于正念的强调, 在过去的二三十年间始终存在;而此前的10年,人们对它产生了浓厚的兴趣。这种关注大部分是由于所谓的“分心成瘾”所致。在典型的一天中,个人可以发送或接收110封电子邮件,查看手机30余次甚至更多,访问脸书网(Facebook)至少5次。

据统计,在美国,人们平均每月在线时长为60个小时;并且即使在已经明确表示关注手头任务的情况下,他们仍然倾向将一半的时间用于思考。

在美国知名作家、媒体理论家道格拉斯•洛西科夫(Douglas Rushkoff)看来,越来越多地沉迷于网络和其他社交媒体的实时信息流严重干扰了我们清晰思考的能力。这一点或许能够得到大多数教育工作者的认同。

同时我们还发现,与2000年相比,现阶段的平均注意力持续时间从12秒减少至8秒。最近的一项研究显示,人类的注意力持续时间短于金鱼。鉴于此,此刻或许正是组织开展正念训练的最佳时机,通过这种方法帮助提高员工的注意力,使其专注于工作职责、努力消除或减少工作中的错误。

对组织而言,正念训练应当作为质量持续改进计划的组成部分。所有具备责任意识的制造企业都应将其用以提升质量。


何为正念?

按照正念减压技术创始人乔恩•卡巴金(Jon Kabat-Zinn)的主张,“正念是一种意识,强调有意识地觉察、将注意力集中于当下,并对当下的一切观念不作评判。”作为冥想诸多形式中的一种,正念常被作为“冥想”的同义词,应用于表达人们肢体及内心的思想和感觉。

卡巴金对“正念”的定义具有里程碑的地位;在此之后,类似概念接踵形成,包括:

  • 对当前事务保持开明、乐于接受的关注与意识;

  • 一种有意识地通过开放的、可接受的、有辨别力的方式对现有一切事务形成的意识;

  • 对整个意识领域保持在开放状态的关注,与现阶段所经历的感觉、思想、情绪和记忆相关联。

所有这些定义中所包含的一个共同主题,就是对当前时刻的普遍接受和充分参与。


发展

“ 正念” 定义中所包含的“ 冥想”内容起源于数世纪前,是在公元前5世纪由后人尊称为“佛陀(释迦牟尼)”的印度王子悉达多•乔达摩首次正式介绍,是原始佛教中最核心的禅法。在佛教心理学术语中被称为Sati(梵文,意为“传承”),可以追溯到公元前。

正念意味着意识、专注和记忆。佛陀本身象征着清醒,而“佛陀”一词则指代觉醒的人。佛教自始便鼓励实践者参与正念,也就是在内心中建立一个完整的意识,不管其地位是否特殊,亦或仅仅针对个人的生活。


使命与目标

正念训练在很多方面都是有益的 。最重要的是,这种训练旨在减少或排除人为错误——那些可清晰识别的、易于诊断的、看似可以原谅的常见错误。上述错误包含了所有那些因精力体力有限而不能按计划取得预期效果的情况,而这些失败不能归因于某个代理机构的偶然介入。

人为错误的界定或许很复杂,但对于工作结果而言,精准度至关重要。人为错误可能是导致所有生产失败或不合格的主要原因,并最终造成健忘、疏忽、分心、不服从、仓促、混乱、不良习惯、忽视辅助教学、紧张甚至出现简单错误的结果。

此外,多任务处理作为另一个不利因素,扰乱了通常用以解决问题和创新的持续性思维。多任务处理并不是一种思维方式——事实上,它削弱了人们的思考能力。

正念训练被用于提高专注度、洞察力、清晰的思维和智慧。注意力分散已被证明是浪费精力,而专注则有助于精力的恢复。同时,正念训练还可用以改善走神问题,从而提高人们阅读理解能力、认知能力,增加工作记忆容量、明确工作重点。

以质量驱动为目标,具体包括预防误差及错误、提高客户满意度、减少对患者和客户产生的不良反应,遵守规范减少不合格,改善受监管行业所面临的产品召回和退市等问题。在此情形中,正念训练可能是纠正或预防行动过程中需要考虑的因素之一。


正念训练体验

在一项为期两周的随机测试项目中,研究人员对正念训练是否有助于提高注意力和认知能力进行调查,并得到了积极结果——正念训练能够提高阅读理解成绩、扩展工作记忆容量、改善注意力分散的现象。

该测试项目从身心两个方面提出对策,以帮助人们在思维、感知受到干扰的前提下保持对当前事物的专注。项目设置了两周的课程,每周开展4次、每次持续45分钟。每堂课上都会进行10~20分钟的正念练习(见边栏“正念训练”),要求学员将注意力集中在某一感官体验方面(例如呼气、吸气的感觉或听到的录音)。

所设课程由具有丰富教学经验的专业人士授课,其内容上包括对正念训练的概念性理解以及一整套清晰的练习策略。根据训练师给出的建议,正念训练是一种能够增强认知能力的有效且高效方法。

通过受训者核磁共振成像显示,每天30分钟的少量练习使其大脑中有关学习和记忆的脑灰质浓度发生了变化。增加的灰质变化表现为:

  • 前扣带皮层,位于大脑额叶内侧,有助于调节血压和心率;

  • 前额叶区域,涉及规划复杂的认知行为、个性表达、决策和调节社会行为等复杂的认知功能;

  • 海马体,位于大脑丘脑和内侧颞叶之间,属于边缘系统的一部分,主要负责长时记忆的存储转换和定向等功能。

同属边缘系统的组成部分, 附着在海马体末端的杏仁核是产生、识别、调节情绪以及控制学习和记忆的脑部组织。杏仁核体积的减少,对记忆加工、决策和情绪反应产生了重要影响。

最近,由美国俄亥俄州克利夫兰市凯斯西大学的管理科学家主持的一项全面正念研究分析表明,正念的企业文化不仅能提高员工的注意力,还能有效管理压力、指导管理层与员工共同工作。

这项研究表明,正念拓展了工作职能范围。基于正念的重要性和多元性,遍及全球的培训需求所带来的实际收益日益增加。

正念训练

按照以下步骤开展正念练习:

1. 在椅子上坐直,双手抱膝或平放在腿上。

2. 按照自己的喜好低垂或闭上双眼,保持一种舒适的状态。

3. 调整呼吸,身体随着呼吸的节奏运动。

4. 利用口鼻呼吸,注意腹部周围的感觉(我们每天都在呼气、吸气,但这一刻只关注呼吸)。

5. 选择身体某个受呼吸影响的部位,并集中注意力。此时需要控制注意力,而不是呼吸动作本身。

6. 注意到思绪在游荡时,它会使注意力重新集中到呼吸上。

7. 5~10分钟后,将注意力切换到监视。想象一片广阔天空,思想、感情和感觉就像浮云一样。

8. 感觉整个身体随着呼吸移动。接受你的感觉,注意当下发生的事情。注意体验的声音、芳香、微风和思绪的变化。

9. 大约五分钟后,睁开双眼。

注:史考特• 罗杰斯( Scott Rogers)“正念研究与实践(Mindfulness Research and Practice Initiative)”,亚米希•杰哈(Amishi P. Jha)“活在当下(Being in the Now)”,《科学美国人心智(Scientific American Mind)》,2013.4/5,P26~33.

收益与培训

由于认知控制是人为错误的一个重要特征,企业应该考虑通过合理、有效的方法加强这种控制。正念训练有助于培养注意力、洞察力、清晰的视觉和智慧。

这里, 智慧意味着了解事情真相,而不是迷失于各种误解。那些误解和误区往往形成从众效应,使人们易于受到思维系统、思想观念以及偏见的影响。事实上,与我们所想象的不同,我们在有限的工作时间内(清醒状态下)并不具备完成多重任务的能力。

在职场当中,正念方法可以用来培训新老员工专注手头工作。或将正念思维作为工作资质的一种,甚至令其成为技能的组成部分;而这些技能可以让某些人拥有超越他人的优势。从定义上讲,相比于工作本身,一名资质优秀的员工更需要认知能力、技能和知识。

对于组织而言,在每次例会开始前都可以召开一个简短的正念会议,帮助员工更熟练地掌握感知、思想和情绪,并专注于质量结果。

这是管理层提高员工的工作记忆能力、阅读能力和工作重点的培训机会,特别是那些涉及生产和质量的员工。即使是一个简单的正念课程,也可以帮助人们控制思绪、提高基本的认知能力。

培训可以由认证教师结合在线课程或教学光盘,以内部培训的方式进行。这些课程提供了冥想的入门课程,包括正念练习的收益。

组织可以利用查找到的丰富材料对如何更好地实施项目加以系统思考、衡量项目效益,同时还应鼓励员工识别职场以外的正念实践价值。

这些收益不仅仅涉及身心健康,还包括对生活质量的改善与提高。


质量的未来

事实上, 很多文章、书籍已经对人为错误的发生原因及其解决方法进行了论述。尽管我们深知错误是不可避免的,但现有资料中很少将正念训练作为改善方案。不过令人欣慰的是,近期已有观点承认了这种训练对大脑功能的改变。

对于那些旨在通过参与质量改进以减少失误、降低风险的组织而言,这无疑是一个振奋人心的利好消息。虽然当前正处在正念训练结果有效性的初期数据收集阶段,但我们也没有理由忽视甚至否定其潜在价值。

任何鼓励提高认知能力、学识认知、积极情绪、注意力以及专注度的项目都应该被确立为组织管理的一项主要质量目标。而近期宣传和承诺表明,正念训练有望像质量小组、全面质量管理和六西格玛那样,成为质量改进的下一个进展。


作者简介

马克斯· 谢尔曼( Max Sherman):华沙谢尔曼咨询服务有限公司总裁,ASQ会员,在美国匹兹堡大学取得药剂学学士学位;编有《医疗器械验证手册》(美国医疗法规事务学会,2015年),是《兼收并蓄的科学和法规遵循:好奇的故事》(美国医疗法规事务学会,2016年)一书的作者。

译者 华婷(CAQ)