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ASQ QP分享《与制度博弈——在游戏中驱动改进以推动员工敬业度和组织绩效双提升》

发布日期:2017-04-20 10:38:57
  • 卓越经营游戏(The great game of business,GGOB)赋予员工财务敏感性,使其领会自己在组织成功中所扮演的角色,并运用一套奖励系统鼓励员工持续改进;
  • 通过游戏方式实现改进能够激发员工的热情,促进高效的沟通,并指导员工如何取得成功。

 竞争是人性的一部分,但多数成年人只是将打游戏或体育竞技作为爱好——对于大多数人来说,竞争中取胜,收获的不仅仅是一种满足感和成就感、满足感,还包括“再来一局”的激情。
无论是组织的领导者还是普通员工,都有理由将自己所从事的业务工作设想为一种游戏。通过增强敬业度、营造更健康的组织文化和漂亮的财务业绩而使员工更加幸福。很多组织将玩游戏作为战略的一部分,通过导入开卷管理(Open-bookmanagement, OBM)和卓越经营游戏(GGOB)实现获利。
开卷管理是个旧概念,指在组织中向员工提供公开透明的财务报表,旨在建立信任并使员工以新视角看待组织。而对员工公开信息并不能保证对组织一定会有帮助,毕竟提供的只是过去的细节。
如果在公开报表的同时指导员工运用财务报表中的这些信息完成游戏,那么将变成员工落实战略和赢得奖励的竞争。这是斯普林菲尔德再制造公司(Springfield RemanufacturingCo.)所有者杰克•史塔克(Jack Stack)拯救组织脱离危机所运用的方法。

卓越经营游戏
史塔克和几个伙伴倾囊而出试图拯救公司经营。在绝望之际,史塔克决定不走寻常路、做点不同凡响事,而且最终在合作伙伴的支持和帮助下把事情做成了。他公开了财务报表并告诉员工怎样做才能帮助组织实现成功,员工的做法一旦有效就给予奖励。
在公司业绩的持续提升中,史塔克不经意间发现总结了为我们当前所熟知的卓越经营游戏。游戏始于开卷管理的理念,但不限于仅增加透明度,还告诉员工他们是如何影响组织的财务盈亏线和组织成功的。随后,越来越多的组织开始将财务报表作为指导工具,从而实现各层级员工的参与。

游戏上线
分享财务报表可以使员工了解组织的收入和支出情况。能接触到组织财务现状的一手资料,这对于鼓励员工想方设法提升部门和整个组织业绩而言意义重大。
财务敏感性促使员工在日常工作中,积极参与身边的流程改进和成本削减活动。员工通过努力工作使组织经营得到持续提升,其个人最终也将获得一定数额的奖金作为奖励。
那些在开卷管理中融入精益方法的组织则更具优势,因为精益关注组织方方面面的成本节约和效率提升。进行卓越经营游戏意味着所有层级员工都积极增进沟通交流、增强个人责任心。适合部门内部开展的游戏被称为“迷你游戏”;游戏规则制定过程中,目标和方案的设置非常重要。
“迷你游戏”作为组织内部进行的游戏,适用于部门实现成本节约目标,如以更低的成本改进工作流程和采购供应。“迷你游戏”的周期通常为30~90天,最终将配合完成组织的总体目标。
“迷你游戏”和组织范围内游戏的规则包括很多任务,如指导员工理解组织成本和收入的影响因素,计划讨论降低成本的会议,设置可以达成并能使财务盈亏线显著提升的关卡目标。其中,员工沟通对于理解组织的目标及实现方法非常重要。


游戏初体验

在美国伊利诺伊州水晶湖感应热处理公司(Induction Heat TreatingCorp.,简称“感应热处理公司”)工作期间,我首次接触到卓越经营游
戏。当时, 我因为一个市场营销项目而有幸结识了凯文•沃尔特(KevinWalter)——美味餐饮公司(TastyCatering)总裁、卓越经营游戏教练。他向我展示了美味餐饮公司凭此策略取得的收益与成果:改善经营文化、提高员工敬业度、提升经营绩效。
按照他的解释,开展卓越经营游戏的组织可以在提升的销售额、效率以及降低的成本中观察到财务的盈亏线走势。要想实现这些目标收益,组织内部合作至关重要。
感应热处理公司在2014年1月开始推行卓越经营游戏,并在前6个月超预期地获得了20%净利润。在这之前,总裁戴夫•汉博(Dave Haimbaugh)始终表示怀疑。
为了解卓越经营游戏,汉博曾联系沃尔特与公司管理团队座谈,听取对方关于该方法的介绍以及对如何促进经营的讲解。当时就有人对这个想法提出质疑,大家希望了解这种游戏方式在特定类别的组织中能否适用。
汉博和管理团队在导入经营游戏适应组织的过程中承担了相应工作,同时对部门流程进行相应调整,以提高透明度。管理团队的首要任务之一是开展员工财务基础知识扫盲,这意味着在员工“三班倒”工作期间以英语和西班牙语教授财务课程,其中一些课程需要确保每个员工都学会相关概念并能切实参与。
课程持续到每个员工都能回答关于组织财务报表的基本问题为止:
讲解如何理解损益表和资产负债表所列内容;
让他们知晓销售、库存、直接人工、日常开支、资产、负债和权益等成本的概念。
只有当员工意识到无法准确、高效地完成工作将使组织财务相应受损时,才能真正理解卓越经营游戏的意义以及游戏缘何与自己息息相关。
生产部门认识到劳动力和原材料目标的重要性,无法达标则意味着每项工作进行中都带来财务损失。质量部门意识到返工或顾客退货将造成财务和效益上的高成本。
最终,员工敬业度和员工沟通将得到改善,员工们积极了解有助于改进工作的做法。而此时就要告诉员工具体的游戏规则。

规则制定
“游戏”的结果会在每周召开的全员级碰头会上揭晓,公布记录的成本和收入以及目标的完成情况。在感应热处理集团,这类碰头会每周召开两次,每位员工都能参与报告本部门的数据。
这些数据会以成绩榜单的形式在每个员工都能看见的办公室墙上展现,榜单展示组织的收益表和资产负债表,提供收支情况的关键信息。
员工在碰头会前先在部门内部开会评估部门所涉及的支出,如物资和劳动力成本。他们必须针对这些支出做好计划并在碰头会上提出。这些支出预算会记录在成绩榜单上,使员工可以评估并提出意见,告诉他们游戏中是否取胜。
在碰头会上,所有员工都有机会针对任何部门的成本管理提出意见或建议,从而更好地理解监测的成本是什么、怎么做,以及为降低成本需要采取的措施。这样一来,经营责任便落实到整个组织,从基层员工到高层管理者。此外,碰头会还提供了圆桌讨论和“迷你游戏”升级论坛。
感应热处理集团的每个部门都坚持开展“迷你游戏”。他们通过游戏缩短机器的生产周期,降低顾客的周转时间,监测纸张和打印耗材并想方设法减少浪费。
改进的质量流程减少了每项工作的检验时间,使机器操作员在更小的压力下有更多时间更认真地完成任务。当“迷你游戏”的目标达成后,员工会获得自己设置的小奖励,这有助于维持游戏热情。
卓越经营游戏最重要的方面是设定奖励,换句话说就是让玩家与游戏的最终结果存在有利害关系。感应热处理集团在游戏策划阶段就设计了奖金机制和相应的奖励标准。鉴于这项工作是为了实现组织的净利润达到可以奖金发放水平,公司所有者和财务团队达成共识:在开展游戏的第一年,不能让员工轻易获得。
员工积极削减成本,采用更好的方法完成工作并向顾客交付产品。员工热情高涨,而且通过互相提建议和互相负责使得沟通更高效。而在游戏展开后仅两个季度,所有员工都在第一年惊喜地收到了奖金。

财务之外
卓越经营游戏对组织的改进作用不只局限于财务业绩一个方面。很多时候,我们在与抵制变革的文化和看不透新事物效益何在的员工作斗争,而感应热处理集团也不例外。公司通过实践认识到无论哪种类型的商业组织,都可以在践行卓越经营游戏中获益,只有珍视并相信员工,才能做出使整个组织受益的最佳决策。
组织为从卓越经营游戏中获益,还必须营造信任领导层和领导层决策的氛围。这意味着领导层必须为游戏设置公平的目标和奖励,并不断为员工提供发挥其最大能力完成工作所需的工具。具体包括教授他们基础的财务知识,使每个员工知道游戏的玩法和自己的角色。卓越经营游戏还要求引导员工正确、高效地完成工作,并且要在降本增效的革新方面给予员工一定程度的自由。
改善沟通是建立领导层信任的另一方面:员工、部门和管理者之间更好的沟通意味着员工充分了解自己和身边同事的工作,包括如何促进经营流程的财务健康。

链接销售和市场
虽然需要花些时间制定游戏规则并实现流畅运行,但还需要其他必备内容才能确保卓越经营游戏的成功。游戏规则和奖励体系的基础是销售和市场计划,至少每年制定一次计划并在整个组织展开,为组织提供包括包含以下内容的框架: 竞争对手和产品、市场预算、销售战略以及匹配组织愿景的增长百分比预测。
芝加哥德保罗大学凯尔斯塔特商学院教授肯尼斯•汤普森(KennethThompson)曾指出,组织的成功并不限于提高财务水平,还在于组织文化变革、团队协作增强、员工敬业度提升。汤普森教授还将卓越经营游戏作为其质量课程的一个主题,来员工提高敬业度。
在沃尔特看来,尽管开卷管理并不会在中等教育中经常涉及,但该科目作为组织提升利润、文化和员工敬业度的方法不容忽视。很多人发现这种促进员工参与的新方法也能够帮助个人成长。一些员工用游戏来管理家庭账目,还有人发现它适用于自己创业的小生意。
在组织运用任何改进方法之前,员工和管理者都必须首先认同和了解潜在收益。卓越经营游戏为组织领导提供了一个可以调动全体员工支持组织运营的新方法,能够营造员工乐于工作和接受新挑战的氛围。
改进并非是疲劳试验, 员工可以在欢乐的游戏中摸索到降低成本和消除浪费的方法。而卓越经营游戏要做的,向员工提供一些关于组织的培训,让他们了解自己如何推动组织成功。


作者简介:

凯莉·西斯科斯基(Kelly A. Ciskowski):美国伊利诺伊州诺斯菲尔德的卡林食品有限公司会计服务主任,从芝加哥德保罗大学获得会计学学士学位。
译者 于洪波