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ASQ QP分享《澄清误解 - 深入理解数据、信息以获取竞争优势和知识》

发布日期:2016-09-27 11:18:42

● 在当前的全球经济中,工作中对数据、信息和知识的认知混乱会导致与因决策错误形成的非预期成本;

● 培训员工,建立工作场所的文化,充分理解这几个概念之间的区别,将能在经营决策和满足顾客期望上推进基于知识的活动。


现在,企业都是在全球环境下运行,这就要求企业决策者摒弃旧有经营模式并建立起新模式。建立和运用新的经营模式需要有知识,而这些知识的来源则是通过由数据转换而来的信息。

企业战略植根于从数据中建立起的信息,把这些信息作为知识运行就具有了更为熟练地实现其期望的能力。良好构造的知识是谨慎决策的基本成分,它能依次提供高质量、低成本的产品和服务并提高生产率和市场占有率的机会。

托马斯 . 达文波特(Thomas H. Davenport)和劳伦斯 . 普萨克(Lawrence Prusak)指出,基于知识的产品开发和处理活动是公司的首要内部职能;而处在持续变化的全球经济中,它具有掌握竞争优势的最大潜力。

全球层面的经济不仅更加广阔,而且更加多变,所以经常性地把数据转化为信息就显得空前重要。

对于处在经济领域中任何层次的企业,无论是从事销售、制造或是业务处理,都有一种习惯,会出于测量的目的收集大量的数据。而下一步,许多企业因为恐惧,把一些实际上变了形的数据当作信息,最终用作进行决策的知识。


误把数据当成知识

在目前的工作场所中,其实很容易就能观察到许多误把数据当成知识的情况。我们经常能看到的一些过错或是让自己感到后悔的事情,就是把收集到的大量数据放在文件夹或文件架上,从未对其进行分析。

而一旦出现问题时,我们就会听到这样的话语“等等,我们有应对此事成吨的信息就在这个文件架上的这些文件夹中。”

这是在所有组织,从大公司到小型企业实体中,每天都会发生的一个例子。正是这种把数据、信息和知识是由什么构成的概念混淆了,才导致因不良经营决策形成的非预期成本。

通常对有关知识、信息和数据的概念和理解都比较模糊,对它们的目的或应用没有明确的区分。数据不过是对属性或物理事件的结果或是业务处理的记录,经常被作为某个过程的一连串证据来进行收集和存储的。

令人遗憾的是,还有许多人把数据当作是可付诸实施的信息以及可进行决策的基础。这是许多人普遍存在的误解,即使在那些有技术倾向的人也是如此。


这里有一个现成的例子:收集数据经常会采用表格形式(见表1),由行和列的数字组成,并不容易被识别成信息。有时候,我们看到数据被随意地点在一个图形上(见图1),试图在上、下控制限之间看到波动情况,但是没有进一步研究过程当前状态所需的深度分析。



然而如果进行一些更多的分析,一个生产经理就能对该过程及其分支有一个更为清晰的印象。看一下图1中有关槽4的数据,将其转化成图形形式(见图2),则对加工过程提供了某些信息。从这个图形中,你可以看出自然容差限与规范限之间的关系。



在这个例子中,过程的自然变异性通过上自然容差限、下自然容差限显示出来,其为过程平均值的上、下3倍西格玛(σ)。相反,应当强调的是规范限,这是由生产过程的外部,即由顾客、产品设计者或制造者所确定的。在这个图形上可以看出,过程分布占用了超过100%的容差带。我们可以用过程能力比,即利用上规范限、下规范限表示的质量特性表达过程能力。

上自然容差限落在上规范限外,这将使Cp值小于1并产生不合格品。正如唐纳德 . 惠勒(Donald Wheeler)和戴维. 钱伯斯(David Chambers)所说,“如果一个稳定过程的一条或两条自然过程限落在规范限外,那么就可以说该过程处于临界状态。它是受控的,但其可能产生一些不合格品。这样的过程是稳定的,但过程能力不足。”

这种从数据到信息的转换,即使不够深入,但也能为制造者的进一步行动提供方向。例如,修订规范为过程提供快速修复,而更重要的是,它向管理者提供了应用共有知识改进整体生产过程的动力。

另一个例子是关于对固定钢带满足载荷要求的采购决定,利用收集的钢带断裂强度数据(见表2)。通过对数据进行适当的分析,该分析将产品的抗拉强度用量化的图形和分类信息表示。

这种从数据到信息的改变使采购单位可根据要采购产品的允许载荷范围和概率做出适当的采购决定(见图3和图4)。







定义

理解与数据和知识有关的概念是做出明智决策的第一步。

数据是其内在意义的根本。本质上,数据包含的是在组织或物理环境中发生事件的一连串原始事实,因其尚未经过处理和整理而达到人们可以理解和利用的形式。

信息是让数据变成能在组织中支持人们进行决策、协调和控制的有意义和有用的形式。它帮助管理者和工人分析问题和并让复杂的主题形象化,从而激励创造出新的产品和服务。

知识是由组织或个人对信息进行智慧的运用,它包含认知,以及通过人们头脑中生理过程而得到体现,这个过程涉及到以下考虑:

  • 适当信息的选择;

  • 与以往获得的信息进行比较分析和对比;

  • 基于组织偏好和预测的结果(期望)而确定的行动顺序(决策)。

我们必须意识到知识是最为重要的。只要适当地运用,知识是谨慎决策中最基本的部分。它也是组织、管理和运行一个公司的无形资产,与有形资产同样重要, 就如公司所使用的机械和设施一样。

所有这些资产都对组织的资源有要求。至于知识,其付出就在于建立对数据和信息对应关系和相互作用的理解,将其作为形成知识的关键组成部分。

考虑这些概念功能特性,把它们对应到过程框架中,从而使其得到进一步义——这种做法常见于人工智能的研究。


把数据转化为知识

把数据转化为知识的过程示意框架包括一个数据空间(D),一个信息空间(I)和一个知识空间(K),如图5所示。首先应定义这些空间并考虑它们所反映出的性质。



D(数据)是在各观察点所采集到的,代表所有那些发生在组织内部和外部的事件。它包括发生在该环境中的事件,有时也可能会很自然地包含了一些组织的知识。

I(信息)空间是对事件的基础测量。何谓基础,则取决于提出者的观点,但作为示意,我们可以说某事件是在D(数据)空间的一个点,经过随后的分析处理(分类、整理或计算),改变状态而形成I(信息)空间中的一个点。

K(知识)空间包括一系列组织从I(信息)空间所进行的映射分析。I(信息)空间中的要素被用于形成组织认为有用的经营认知(创建、获取、传播和应用知识)。这取决于组织的期望。I(信息)空间的一个子集映射到K(知识)空间中的要素上,这些要素与组织对D(数据)空间所发生事件的想法是一致的。

从D(数据)到K(知识)的映射取决于组织当前的预期及其积累的全部经验——和相应的预期——因为后者提供的仅是当前D(数据)空间的知识,试图以此来建模。预期的产生和实现在把数据发展成知识过程中起着至关重要的作用。

组织预期在促进组织变革中会影响组织结构,运用当前从信息中得出的知识形成价值观,从而把组织要素重塑到新的经营模式中。

知识的发展和起源来自问题解决者,他们负责分析组织所面对的许多挑战,利用信息作为工具,通过制定战略和行动计划提供满足预期的解决方案。


所有这些如何相互配合?

从企业的角度看,将数据转化为知识的典型框架不仅重要而且对创建组织价值观是最为必要的。

信息对企业的价值取决于该组织将信息当作知识加以应用的程度,以做出更好的管理决策,开发出更高效的经营过程,最终使竞争优势达到高点。

一个适当的例子:产品生产组织,从医疗保健业到军需品制造商,都要面对影响其产品保质期的潜在有害环境条件。

包装设计标准对保证产品的保鲜、效力和防护来说是重要因素。常见的有害条件,如温度、湿度、接触水和暴露于污染物,都会导致产品早期失效。这些通常会导致损失赔偿,而且还会影响组织的物流和供应链管理以及产品的交付。

组织应如何开发并运用关于保护产品包装类型的知识?这可以从调查各种包装材料开始,如高阻隔薄膜。

我们可以首先关注在一些特定类型薄膜中影响防潮性质的显著变量(数据),接下来可在材料厚度、温度和水蒸气转化率之间建立起必要的相关性。这样做的目的是建立对可能的防护膜性能进行预测(信息),将其作为设计和节约成本战略(知识),从而避免产品损失。


数据空间

在数据形成阶段(见图6),我们可以在预先选定的温度和湿度水平上开始试验两种商用低密度聚乙烯薄膜的厚度(4~6密耳,1密耳=0.001英寸)。按照一个试验计划进入数据空间,定义并建立所研究材料的基线。利用试验室的设备,针对试验计划中的集体知识空间提供的变量,开始对数据进行编码。


下一步是构造原始数据使其与信息空间的适当分析工具相匹配。这项工作提供了材料的基线并为进一步构造数据提供了反馈。


信息空间

在信息空间(见图7)中形成的信息被认为是发现包装材料退化率的基础。利用组合的环境影响,即指温度和湿度,成为影响所包装的产品生存能力的重要参数。当湿度参数超过包装材料的临界值,对所包装产品的质量就可能产生有害影响。


如前所述,来自试验的结构化数据经过匹配认知过程,确定并运用适当的分析,提供反馈和绩效成为两种性质的信息。

把反馈筛选进K(知识)空间,作为对所研究的材料和替代品中得到信息,用以更新知识,再将未来的试验计划重新回到数据空间。本例中,它提供了在特定温度下水蒸汽随时间变化使转化率达到平衡的信息。

向知识空间提供绩效信息是信息空间的另一项输出功能。如本例中所描述,所展示的信息表示了阿仑尼乌斯速率(the Arrhenius rate)取决于在其他温度下水蒸汽转化率性质的改变。

这一点很重要,因为它使得要预测所设计的包装在所有温度下的产品保质期成为可能。这个信息对组织用来在其产品知识基础上选择包装材料的决策至关重要。


知识空间

知识是一种组织现象(见图8),因为它包含了一个人或一个队伍的认知和技能。如果得到管理层的适当支持和输送,知识可以通过过程或程序进行存储、分享和指导。它变为一种固有财富和一种推进组织哲学和文化的方法。


运用本例中的组织知识,就能够考虑产品如何储存、运输和销售。供应链管理决策时可以考虑到与保质期有关的各种因素,可以令人信服地发现不同季

节或标准库存的要求、产品构成、成本和利润空间的基础,最重要的是能把顾客对产品质量的维护作为竞争优势的主要推手。

如果得到适当运用,知识能创造并保持一个组织从其周围环境学习的能力并将知识重塑到其经营过程中。

这种适应性循环(学习过程)为组织提供了调整其决策行为以修订老的经营过程或创建新的经营过程的途径。这种对知识的应用和接受最终被称为“组织智慧”。


竞争优势

以经营为导向的知识、预期和相关的操作技术将影响所有前面的各项考虑。

本文对预期的考虑限制在其对组织(人员)与知识的接口要求和与以下各点的互动:

  • 编码数据采集的点代表发生在组织内外的所有事件;

  • 配合认知过程,建立和运用适当的方法形成信息;

  • 对反馈进行筛选,将其作为能提供经验教训的信息;

  • 提供绩效信息以供决策;

  • 更新知识返回组织以调整决策行为,修改或建立新的经营过程。

寻求知识是人类的基本行为。企业领导必须创造机会逐渐灌输文化变革,使员工获得能让他们理解从数据到知识转化的技能。

这种理解是一个持续展开的现象,是任何组织的长期成长提供竞争优势的基础。竞争优势是对知识的发展和内化的一种度量,同时也是下一步发展的里程碑,使员工具备的态度和行为能避免用错误数据来形成知识。


译者  箫笙


作者简介:

弗兰克·加利亚尔迪(Frank A. Gaglardi)是位于新泽西州皮卡汀尼的美军武器研究、开发和工程中心的部门主管。他从VSE公司获得六西格玛黑带认证。